Bộ trưởng, thứ trưởng, cục trưởng tiếng Anh: dịch chức danh lãnh đạo cơ quan nhà nước

Bộ trưởng là Minister, thứ trưởng là Deputy Minister. Cục trưởng và vụ trưởng thường cùng dịch là Director General, cấp phó là Deputy Director General. Ở cấp tỉnh, giám đốc sở là Director; ở các phòng, trưởng phòng là Head of Division hoặc Head of Office tuỳ đơn vị.

Cái khó không nằm ở vài chức danh đầu ngành, mà ở tầng giữa: chuyên viên, chuyên viên chính, chánh văn phòng, chánh thanh tra, và các chức danh có tiền tố như thường trực, phụ trách. Những chỗ này dịch sai thì đối tác nước ngoài sắp xếp sai thứ bậc khi tiếp đón, gửi thư hay xếp chỗ ngồi.

Bài này đi theo thứ bậc từ trung ương xuống địa phương, giải thích vì sao vụ trưởng và cục trưởng có chung một cách dịch, cách ghi chức danh dưới chữ ký, và các nhầm lẫn thường gặp với hệ thống nước ngoài.

Chức danh lãnh đạo từ trung ương tới địa phương

Bảng sau là cách dịch phổ biến trong văn bản đối ngoại. Một số chức danh đầu ngành dịch khá ổn định; tầng giữa thì có nhiều biến thể, nên ưu tiên cách mà cơ quan cụ thể đã dùng.

Điểm cần nhớ: trong cùng một bộ, cả cục trưởng lẫn vụ trưởng đều là Director General. Người đọc phân biệt bằng tên đơn vị đi kèm, không bằng chức danh. Vì thế đừng bao giờ viết chức danh mà thiếu tên đơn vị.

Vì sao vụ trưởng và cục trưởng có cùng một cách dịch

Trong bộ máy bộ, vụ là đơn vị tham mưu chính sách, cục là đơn vị quản lý, thực thi trong một lĩnh vực. Về cấp bậc hành chính, người đứng đầu hai loại đơn vị này tương đương nhau. Trong hệ thống của nhiều nước, người đứng đầu một đơn vị lớn trong bộ được gọi là Director General, nên cách dịch chung giúp đối tác nước ngoài xếp đúng thứ bậc.

Một số văn bản dịch "vụ trưởng" thành Director và "cục trưởng" thành Director General để phân biệt. Cách này không sai về mặt ngôn ngữ, nhưng có thể khiến người đọc hiểu vụ trưởng thấp hơn một bậc. Nếu cơ quan đã có cách dùng riêng, theo cơ quan; nếu không, Director General kèm tên đơn vị là lựa chọn an toàn.

Với người đọc bản dịch, điều này có một hệ quả thực tế: khi đối tác nước ngoài gửi thư cho "Director General" của một vụ, đó không phải là xếp nhầm cấp, và bạn không cần sửa thành "Director". Ngược lại, khi bản dịch tiếng Việt của tài liệu nước ngoài viết "Tổng giám đốc" cho một Director General của cơ quan nhà nước nước ngoài, nên cân nhắc "Vụ trưởng" hoặc "Cục trưởng" tuỳ chức năng, vì "tổng giám đốc" trong tiếng Việt gợi doanh nghiệp.

Tình huống ngược lại cũng xảy ra: một phòng trong cục có trưởng phòng được dịch là Director. Người nước ngoài đọc "Director" và "Director General" cạnh nhau thì hiểu được thứ bậc, nhưng nếu bản dịch dùng Director cho cả trưởng phòng lẫn vụ trưởng thì thứ bậc bị xoá. Hệ thống chức danh dịch phải giữ được khoảng cách tương đối giữa các cấp, không chỉ đúng từng chữ.

Tầng giữa: chuyên viên, chánh, thường trực, phụ trách

Chuyên viên. Ngạch công chức chuyên viên thường dịch là Officer hoặc Official; chuyên viên chính là Principal Officer, chuyên viên cao cấp là Senior Officer hoặc Senior Official. Không có hệ thống tương đương chính xác ở nước ngoài, nên khi cần thì giải thích bằng một câu thay vì tìm chữ nghe "cao" hơn.

"Chánh" trong chánh văn phòng, chánh thanh tra. Dịch là Chief: Chief of Office, Chief Inspector. Không dịch thành "Head Office" (trụ sở chính) – lỗi đọc nhầm khá buồn cười nhưng có thật.

Thường trực. Thứ trưởng thường trực là Permanent Deputy Minister; "thường trực" ở đây là người cấp phó giữ vai trò thay mặt thường xuyên, không phải "standing" như uỷ ban thường trực. Lưu ý ở Anh, Permanent Secretary là công chức cao nhất của một bộ, khác vai trò này.

Phụ trách. "Phó cục trưởng phụ trách" (người điều hành khi chưa có cấp trưởng) có thể dịch Deputy Director General in charge; "phụ trách lĩnh vực X" là in charge of X. Các tiền tố phó, quyền, phụ trách, kiêm nhiệm có một bài riêng vì chúng gây nhầm nhiều nhất.

Cán bộ, công chức, viên chức. Ba khái niệm pháp lý khác nhau. Cách dịch thường dùng: cán bộ – official (theo ngữ cảnh), công chức – civil servant, viên chức – public employee. Khi văn bản phân biệt rõ ba nhóm, đừng gom thành "staff".

Chức danh dưới chữ ký và trong thư từ

Văn bản hành chính Việt Nam có các dòng thẩm quyền ký như "TM.", "KT.", "TL.", "TUQ." trước chức danh. Bản dịch thường xử lý: TM. (thay mặt tập thể) là On behalf of; KT. (ký thay người đứng đầu) là For hoặc pp. theo một số sổ tay; TL. (thừa lệnh) và TUQ. (thừa uỷ quyền) thường là By order of và By authorization of. Không có một chuẩn bắt buộc, nhưng cần giữ đủ dòng thẩm quyền, vì nó cho biết người ký ký với tư cách gì.

Ví dụ tự đặt: dòng ký "KT. BỘ TRƯỞNG – THỨ TRƯỞNG – Nguyễn Văn A" có thể dịch: "For the Minister – Deputy Minister – Nguyen Van A". Bỏ mất "For the Minister", người đọc sẽ nghĩ thứ trưởng ký với thẩm quyền riêng.

Trong thư tiếng Anh, chức danh đặt ngay dưới tên, viết hoa chữ cái đầu các từ chính: "Nguyen Thi B, Director General, Department of International Cooperation, Ministry of …". Trong lời chào, dùng "Your Excellency" cho bộ trưởng trong thư ngoại giao trang trọng; với thư công việc thông thường, "Dear Minister" hoặc "Dear Mr./Ms. [Họ]" tuỳ thói quen của bên nhận.

Về tên người, giữ đúng thứ tự họ tên tiếng Việt và không dấu (hoặc có dấu nếu nơi nhận chấp nhận). Đảo họ tên thành kiểu phương Tây chỉ nên làm khi có quy ước rõ trong toàn văn bản.

Nhầm lẫn với hệ thống nước ngoài

Một phần lớn lỗi dịch chức danh nhà nước đến từ việc mượn chức danh của nước khác cho "nghe quen". Mỗi nước có hệ thống riêng; mượn chữ là mượn luôn hàm ý.

• Secretary: ở Mỹ, Secretary là bộ trưởng (Secretary of State, Secretary of the Treasury). Dịch "thứ trưởng" hay "thư ký" thành Secretary là gây hiểu nhầm nghiêm trọng.
• Undersecretary, Assistant Secretary: các cấp của hệ thống Mỹ, không nên dùng cho thứ trưởng, vụ trưởng Việt Nam.
• Commissioner: ở một số nước là người đứng đầu cơ quan chuyên trách; không có tương ứng cố định ở Việt Nam, đừng dùng cho cục trưởng trừ khi cơ quan đã chọn.
• Governor: ở Việt Nam dùng cho Thống đốc Ngân hàng Nhà nước; không dùng cho chủ tịch UBND tỉnh, dù ở Mỹ governor là người đứng đầu bang.
• Mayor: thị trưởng; không phải cách dịch chuẩn của chủ tịch UBND thành phố, dù đôi khi xuất hiện trong báo chí nước ngoài để người đọc dễ hình dung.

Khi viết cho người đọc nước ngoài chưa quen hệ thống Việt Nam, cách tốt hơn mượn chữ là giữ chức danh dịch sát rồi thêm một mệnh đề giải thích ở lần đầu: "Chairman of the Provincial People's Committee, the head of the provincial administration".

Danh thiếp và bảng tên tại hội nghị

Danh thiếp của cán bộ đi công tác nước ngoài và bảng tên tại hội nghị là nơi chức danh tiếng Anh xuất hiện nhiều nhất, và cũng là nơi lỗi được nhìn thấy rõ nhất. Một chức danh dài như "Phó Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Bộ X" thành "Deputy Director General, Department of International Cooperation, Ministry of X" – dài nhưng đầy đủ. Đừng cắt bớt tên đơn vị để vừa khổ thẻ, vì phần bị cắt chính là phần cho biết cấp.

Khi phải rút gọn trên bảng tên, giữ tên người, chức danh và tên bộ; tên vụ có thể để dòng nhỏ. Thứ tự này phản ánh điều người đọc cần biết trước: ai, cấp nào, thuộc cơ quan nào.

Trong danh sách đoàn gửi trước cho bên tiếp đón, sắp xếp theo thứ bậc và dùng cùng một bảng chức danh cho mọi người trong đoàn. Bên tiếp đón dựa vào danh sách đó để bố trí chỗ ngồi, người đón, quà tặng. Một chức danh dịch phóng đại có thể đặt một người vào chỗ không đúng, và cả đoàn phải xử lý tình huống khó xử tại chỗ.

Chức danh trong cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự

Chức danh ngoại giao có hệ thống quốc tế khá thống nhất theo các công ước Viên về quan hệ ngoại giao và lãnh sự, nên ít biến thể hơn chức danh hành chính. Đây cũng là nhóm chức danh người làm hồ sơ visa, hợp pháp hoá lãnh sự hay gặp trên giấy tờ.

Hai cặp dễ nhầm nhất: Minister ở đại sứ quán là công sứ, một cấp hàm ngoại giao dưới đại sứ, không phải bộ trưởng; và Secretary là bí thư theo nghĩa cấp hàm ngoại giao, không phải nhân viên thư ký. Khi dịch giấy tờ có chữ ký của "Second Secretary", viết "Bí thư thứ hai" chứ không phải "Thư ký thứ hai".

Câu hỏi thường gặp

Thứ trưởng có phải là Vice Minister không?

Vice Minister được dùng ở một số nước như Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc trong bản tiếng Anh của họ. Với Việt Nam, cách dịch phổ biến trong văn bản đối ngoại là Deputy Minister. Khi bên đối tác dùng Vice Minister cho chức danh của họ, giữ nguyên chức danh của họ, không cần đổi.

Giám đốc sở có thể dịch là Director General không?

Thường không. Director General dành cho người đứng đầu đơn vị lớn ở cấp bộ. Giám đốc sở là Director of the Department of … of X Province. Dùng Director General cho giám đốc sở làm thứ bậc bị đẩy lên, dễ gây hiểu nhầm khi có cả cán bộ cấp bộ trong cùng văn bản.

Chủ tịch UBND tỉnh có tương đương governor không?

Về vai trò quản lý hành chính, có điểm giống người đứng đầu chính quyền cấp bang hay tỉnh ở nước khác. Nhưng để tránh mượn hàm ý của hệ thống nước ngoài, nên dịch Chairman of the Provincial People's Committee và thêm giải thích ngắn nếu người đọc cần.

Chuyên viên nên dịch Specialist hay Officer?

Cả hai đều gặp. Officer hoặc Official hợp với ngạch công chức trong cơ quan nhà nước; Specialist gợi chuyên môn sâu, hay dùng ở doanh nghiệp. Quan trọng là thống nhất trong cùng một cơ quan và không thổi phồng thành Expert hay Manager.

Có cần dịch các chữ TM., KT., TL. dưới chữ ký không?

Có, nên dịch. Các chữ này cho biết người ký ký với tư cách gì: thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu hay thừa lệnh. Bỏ đi thì người đọc không biết thẩm quyền ký, và bản dịch không còn trung thành với văn bản gốc.

Viết Mr. Minister hay Minister + họ trong thư?

Trong thư trang trọng, Dear Minister là đủ, hoặc Your Excellency với thư ngoại giao. Trong câu văn, viết Minister Nguyen Van A hoặc Mr. Nguyen Van A, Minister of …. Tránh Mr. Minister trong thư viết, cách này nghe hơi cũ và chủ yếu dùng khi nói.