"Giám đốc" thường được dịch là Director, "tổng giám đốc" là General Director hoặc CEO, "trưởng phòng" là Head of … Department hoặc … Manager. Nhưng không có bảng quy đổi nào đúng ở mọi nơi, vì cùng một chữ tiếng Anh mang nghĩa khác nhau ở Mỹ, ở Anh và ở các nước theo luật công ty kiểu Anh như Singapore, Úc. Chọn sai, người đọc nước ngoài có thể hiểu nhầm về quyền hạn của người ký.
Nguyên tắc an toàn gồm ba ý: dịch theo chức năng thật của vị trí chứ không theo mặt chữ; dùng đúng tên chức danh đã ghi trong giấy tờ pháp lý của công ty khi văn bản có giá trị ràng buộc; và thống nhất một bảng chức danh cho toàn công ty, từ danh thiếp tới hợp đồng.
Phần dưới giải thích vì sao "director" là chữ dễ gây hiểu lầm nhất, đưa bảng chức danh thường dùng, những cặp hay dịch lẫn (kế toán trưởng và CFO, chủ tịch và president) và quy trình lập bảng chức danh tiếng Anh cho một doanh nghiệp.
Vì sao "giám đốc" không phải lúc nào cũng là "director"
Trong luật doanh nghiệp Việt Nam, giám đốc hoặc tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày, thường kiêm người đại diện theo pháp luật. Đó là vị trí đứng đầu bộ máy điều hành, chịu sự giám sát của hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên.
Còn chữ director trong tiếng Anh có ít nhất ba nghĩa. Ở Anh và các nước theo hệ luật công ty kiểu Anh, director là thành viên hội đồng quản trị (board of directors) – người có nghĩa vụ pháp lý với công ty, không nhất thiết làm việc hằng ngày. Ở nhiều tập đoàn Mỹ, director là cấp quản lý trung, đứng dưới vice president, ví dụ "Director of Marketing" có thể chỉ phụ trách một mảng. Còn trong khu vực công, director thường là thủ trưởng một cơ quan cấp dưới.
Hệ quả thực tế: một công ty Việt in "Director" trên danh thiếp của người đứng đầu, đối tác Mỹ có thể nghĩ đó là quản lý cấp trung; trong khi một trưởng phòng in "Sales Director", đối tác Singapore có thể tưởng người này ngồi trong hội đồng quản trị. Vì thế nhiều doanh nghiệp Việt chọn General Director cho giám đốc/tổng giám đốc trong giấy tờ pháp lý (khớp với cách dịch phổ biến của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), và dùng thêm CEO trong giao tiếp thương mại, nơi chữ này được hiểu ngay là người điều hành cao nhất.
Không có cách dịch "đúng duy nhất". Có cách dịch phù hợp với người đọc và khớp với giấy tờ. Hai tiêu chí này đôi khi kéo về hai hướng, nên doanh nghiệp cần chọn có chủ ý chứ không để mỗi phòng tự đặt.
Bảng chức danh doanh nghiệp thường gặp và cách dịch phổ biến
Bảng dưới gom các cách dịch hay gặp trong hợp đồng, hồ sơ năng lực và danh thiếp của doanh nghiệp Việt. Cột ghi chú cho biết chỗ dễ hiểu lầm. Đây là cách dùng phổ biến, không phải danh mục chính thức do cơ quan nào ban hành.
| Tiếng Việt | Cách dịch thường dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tổng giám đốc | General Director; CEO; President (một số công ty) | President ở Mỹ thường là người điều hành, ở công ty khác lại là danh xưng chủ tịch |
| Giám đốc (công ty) | Director; General Director | Nếu là người đứng đầu, nên thêm "General" để khỏi lẫn với director cấp trung |
| Phó tổng giám đốc | Deputy General Director; Vice President | Deputy nhấn mạnh vai trò cấp phó trực tiếp |
| Giám đốc tài chính | Chief Financial Officer (CFO); Finance Director | Khác kế toán trưởng – xem mục sau |
| Giám đốc khối, giám đốc vùng | Head of …; Regional Director | Ghi rõ phạm vi để người đọc ước được cấp bậc |
| Trưởng phòng | Head of … Department; … Manager | Head of thường cao hơn Manager trong cảm nhận người đọc |
| Phó phòng | Deputy Head of …; Deputy Manager | Tránh "Vice Manager" – rất ít gặp |
| Trưởng nhóm | Team Leader; Team Lead | Không dùng Manager nếu người này không quản lý nhân sự |
| Trưởng chi nhánh | Branch Manager; Head of Branch | Giữ đúng tên chi nhánh như trong đăng ký |
| Trưởng văn phòng đại diện | Chief Representative | Cách gọi gần như cố định trong giao dịch quốc tế |
| Chuyên viên | Officer; Specialist; Executive | Executive ở Anh, châu Á có thể là nhân viên, ở Mỹ lại gợi cấp cao |
Nhìn cột ghi chú sẽ thấy cùng một chữ tiếng Anh có "độ cao" khác nhau tuỳ thị trường. Khi đối tác chính ở Mỹ, tránh để nhân viên mới mang chữ Executive; khi đối tác ở Anh hoặc Singapore, cân nhắc kỹ trước khi gắn chữ Director cho người không ngồi trong hội đồng quản trị.
Trưởng phòng, trưởng bộ phận, trưởng nhóm: head, manager hay lead
Ba chữ head, manager, lead không thay thế nhau tuỳ hứng. Head of nói rằng người này đứng đầu một đơn vị có tên (Head of Legal, Head of Human Resources). Manager nói rằng người này quản lý người hoặc quản lý một chức năng (Sales Manager, Project Manager). Lead thường chỉ người dẫn dắt chuyên môn của một nhóm nhỏ, có thể không có quyền tuyển dụng hay đánh giá.
Lỗi hay gặp là dịch máy móc chữ "phòng" thành room hoặc office: "Trưởng phòng Kinh doanh" thành "Head of Business Room". Chữ "phòng" trong cơ cấu doanh nghiệp là đơn vị chức năng, nên dùng Department, hoặc bỏ hẳn: "Head of Sales" gọn và tự nhiên hơn "Head of Sales Department". Tương tự, "Phòng Hành chính – Nhân sự" nên là "Administration and Human Resources Department", không phải "Administrative – Personnel Room".
Một lỗi khác là phóng đại. Trưởng nhóm ba người in "Manager", chuyên viên in "Senior Manager" vì "nghe cho oai". Đối tác nước ngoài sẽ dựa vào chức danh để quyết định ai được đàm phán điều khoản, ai được ký; chức danh phóng đại làm họ mất thời gian đi tìm người có quyền thật, và đôi khi làm hỏng thiện cảm. Bản dịch đúng là bản mô tả đúng quyền hạn, kể cả khi nghe khiêm tốn hơn.
Những cặp chức danh hay bị dịch lẫn
Kế toán trưởng không phải CFO. Ở Việt Nam, kế toán trưởng là chức danh có điều kiện và trách nhiệm do pháp luật kế toán quy định, phụ trách tổ chức công tác kế toán. CFO là giám đốc tài chính, lo chiến lược vốn, ngân sách, quan hệ nhà đầu tư. Một công ty có thể có cả hai. Cách dịch thường dùng của kế toán trưởng là Chief Accountant; dịch thành CFO là thổi phồng vai trò và có thể gây hiểu nhầm khi đối tác thẩm định.
Chủ tịch không phải lúc nào cũng là President. Chủ tịch hội đồng quản trị nên là Chairman/Chair of the Board of Directors. Chủ tịch công ty (ở công ty TNHH một thành viên) thường dịch Chairman of the Company hoặc Company Chair. Chữ President ở nhiều công ty Mỹ lại là người điều hành, gần với tổng giám đốc.
Thành viên hội đồng quản trị là board member hoặc director. Đây chính là chỗ chữ director được dùng đúng nghĩa gốc. Viết "Member of the Board of Directors" là rõ nhất khi người đọc có thể chưa quen.
Người đại diện theo pháp luật là legal representative. Không phải "law representative", không phải "legal agent". Đây là thuật ngữ cố định trên giấy tờ doanh nghiệp, nên giữ đúng như vậy ở mọi văn bản.
Thư ký không đồng nghĩa với Secretary ở mọi chỗ. "Thư ký giám đốc" là Executive Assistant hoặc Personal Assistant trong cách nói hiện nay. Company Secretary ở hệ luật kiểu Anh lại là chức danh pháp lý lo thủ tục quản trị công ty, không phải người sắp lịch.
Hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban kiểm soát: dịch theo loại hình công ty
Bộ máy quản trị phụ thuộc loại hình doanh nghiệp, và bản dịch phải phản ánh điều đó. Công ty cổ phần có đại hội đồng cổ đông (General Meeting of Shareholders), hội đồng quản trị (Board of Directors) và có thể có ban kiểm soát (thường dịch Board of Supervisors hoặc Supervisory Board). Công ty TNHH hai thành viên trở lên có hội đồng thành viên, cách dịch phổ biến là Members' Council.
Lỗi hay gặp là dịch "hội đồng thành viên" thành Board of Directors cho "dễ hiểu". Người đọc nước ngoài sẽ tưởng đó là công ty cổ phần có hội đồng quản trị, trong khi cơ chế biểu quyết và quyền của thành viên khác hẳn. Khi cần giải thích, giữ tên dịch sát rồi thêm một câu mô tả chức năng, thay vì đổi sang khái niệm của hệ luật khác.
Với văn bản như điều lệ, nghị quyết, biên bản họp, thuật ngữ quản trị cần dò kỹ hơn nhiều, và nếu văn bản sẽ được nộp cho ngân hàng hay cơ quan nước ngoài thì nên nhờ người dịch hồ sơ doanh nghiệp có kinh nghiệm. Bài này chỉ dừng ở chức danh, phần hay xuất hiện nhất trong giao tiếp hằng ngày.
Lập bảng chức danh tiếng Anh cho cả công ty trong năm bước
Phần lớn sự lộn xộn về chức danh đến từ việc mỗi phòng tự dịch. Một bảng chung, duyệt một lần, giải quyết được gần hết.
- Liệt kê toàn bộ chức danh tiếng Việt đang dùng trong sơ đồ tổ chức, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động. Gộp các biến thể ("TP Kinh doanh", "Trưởng phòng KD") về một tên chuẩn.
- Xác định thị trường đọc chính: đối tác Mỹ, châu Âu, Nhật, Hàn hay khu vực Đông Nam Á. Thị trường quyết định sắc thái của Director, Executive, President.
- Chốt tên dùng trong giấy tờ pháp lý cho các chức danh có trên giấy chứng nhận đăng ký, điều lệ: người đại diện theo pháp luật, giám đốc/tổng giám đốc, chủ tịch. Những tên này không đổi theo sở thích.
- Chốt tên dùng trong giao tiếp (danh thiếp, chữ ký thư điện tử, hồ sơ năng lực), cho phép khác tên pháp lý nhưng không được mâu thuẫn về cấp bậc.
- Ban hành và kiểm định kỳ: đưa bảng vào quy định nội bộ, gửi cho bộ phận in ấn, đơn vị dịch, người viết hồ sơ thầu; rà lại mỗi khi cơ cấu thay đổi.
Một bảng như vậy dài chừng một trang nhưng tiết kiệm rất nhiều lần sửa hợp đồng. Khi gửi tài liệu cho bên dịch, đính kèm bảng này để người dịch không phải đoán.
Chạy thử: dịch một sơ đồ tổ chức nhỏ
Ví dụ tự đặt: một công ty cổ phần sản xuất bao bì có Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, hai Phó tổng giám đốc (một phụ trách sản xuất, một phụ trách kinh doanh), Kế toán trưởng, các trưởng phòng Kinh doanh, Kế hoạch, Hành chính – Nhân sự, và Quản đốc phân xưởng. Đối tác chính là một tập đoàn Nhật có văn phòng ở Singapore.
Bảng chức danh hợp lý: Chairman of the Board of Directors; General Director (danh thiếp có thể thêm CEO); Deputy General Director in charge of Production; Deputy General Director in charge of Sales; Chief Accountant; Head of Sales; Head of Planning; Head of Administration and Human Resources; Workshop Manager (hoặc Production Supervisor tuỳ quy mô). Không có ai mang chữ Director đơn lẻ, vì đối tác đọc theo hệ Singapore sẽ hiểu đó là thành viên hội đồng quản trị.
Hai chỗ thường bị sửa sai khi duyệt bảng này: người duyệt muốn đổi Chief Accountant thành CFO cho "hiện đại", và muốn đổi Head of Sales thành Sales Director cho "ngang tầm đối tác". Cả hai đều làm chức danh lệch khỏi quyền hạn thật. Nếu công ty thật sự muốn có CFO, đó là quyết định tổ chức, không phải quyết định dịch thuật.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc công ty nhỏ có nên in CEO trên danh thiếp không?
Được, nếu người đó thật sự là người điều hành cao nhất. CEO dễ hiểu với đối tác quốc tế. Nhưng trên hợp đồng và giấy tờ pháp lý, nên dùng đúng chức danh khớp với đăng ký doanh nghiệp, thường là General Director hoặc Director, để chữ ký không bị đặt câu hỏi về thẩm quyền.
Managing Director khác General Director thế nào?
Managing Director là cách gọi phổ biến ở Anh, châu Âu và một phần châu Á cho người điều hành cao nhất, đồng thời là thành viên hội đồng quản trị. Trong ngân hàng đầu tư Mỹ, đây lại là một cấp bậc cao trong ngạch nhân viên. General Director trung tính hơn và khớp với cách dịch giấy tờ Việt Nam.
Trưởng phòng nên dịch Head of hay Manager?
Nếu người này đứng đầu cả một phòng có tên và quản lý các cấp dưới, Head of … rõ ràng hơn. Manager hợp với vị trí quản lý một chức năng hoặc một nhóm. Quan trọng nhất là cả công ty dùng một kiểu, đừng để phòng này Head, phòng kia Manager cho cùng cấp.
Phó giám đốc nên là Deputy Director hay Vice Director?
Deputy Director phổ biến và tự nhiên hơn cho cấp phó trực tiếp. Vice Director rất ít gặp trong tiếng Anh bản ngữ. Với cấp tổng giám đốc, Deputy General Director hoặc Vice President đều được dùng, tuỳ công ty theo phong cách Mỹ hay không.
Có cần ghi chức danh tiếng Anh vào hợp đồng lao động không?
Không bắt buộc với hợp đồng tiếng Việt. Nhưng nếu doanh nghiệp có hợp đồng song ngữ hoặc người lao động nước ngoài, chức danh tiếng Anh trong hợp đồng nên lấy đúng từ bảng chức danh chung, vì nó sẽ xuất hiện lại trong giấy phép lao động, thư xác nhận công việc và hồ sơ visa.
Chức danh tiếng Anh trên danh thiếp có thể khác trên hợp đồng không?
Có thể khác về cách gọi nhưng không được khác về cấp bậc. Ví dụ danh thiếp ghi CEO, hợp đồng ghi General Director là chấp nhận được. Danh thiếp ghi Director, giấy tờ lại cho thấy người đó là chuyên viên thì sẽ gây nghi ngờ khi đối tác thẩm định.
