Nhiều tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam (TCVN) được xây dựng bằng cách chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế của ISO hoặc IEC, tức dịch sang tiếng Việt và ban hành thành TCVN. Mức độ giống bản gốc được ghi ở lời nói đầu, theo ba cấp thông dụng: IDT (tương đương hoàn toàn), MOD (có sửa đổi) và NEQ (không tương đương). Chỉ với IDT, bản tiếng Việt mới về nguyên tắc có nội dung kỹ thuật như bản gốc; ngay cả khi đó, bản dịch vẫn có thể lệch ở thuật ngữ và ở các động từ quy định.
Bài này dành cho người làm chất lượng, kỹ thuật, mua hàng và chứng nhận: cách đọc lời nói đầu của TCVN, cách hiểu các động từ shall, should, may, can, những chỗ bản tiếng Việt hay khác bản gốc, và khi nào bạn nên mua và đọc chính bản ISO hoặc IEC.
TCVN chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế nghĩa là gì
Chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế là cách các nước ban hành tiêu chuẩn quốc gia dựa trên tiêu chuẩn quốc tế thay vì tự soạn từ đầu. Ở Việt Nam, ký hiệu quen thuộc như TCVN ISO 9001 cho thấy tiêu chuẩn quốc gia được xây dựng từ ISO 9001. Năm sau dấu hai chấm là năm ban hành TCVN, có thể khác năm của phiên bản ISO tương ứng.
Lợi ích rõ ràng: doanh nghiệp đọc được tiêu chuẩn bằng tiếng Việt, cơ quan quản lý có văn bản tiếng Việt để dẫn chiếu trong quy chuẩn kỹ thuật. Nhưng việc chấp nhận có độ trễ. Khi ISO ban hành phiên bản mới hay sửa đổi bổ sung (amendment), TCVN tương ứng có thể chưa được cập nhật ngay. Trong khoảng trễ đó, bản tiếng Việt và bản gốc mới nhất không còn là một.
Vì vậy câu hỏi đầu tiên khi đọc một TCVN chấp nhận từ ISO là: nó tương đương với phiên bản ISO nào, ở mức nào. Câu trả lời nằm ở lời nói đầu, phần ít người đọc nhất.
Ba mức tương đương: IDT, MOD, NEQ
Các mức này theo hướng dẫn chung của ISO và IEC về chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế, được nhiều tổ chức tiêu chuẩn quốc gia dùng để ghi mức độ tương ứng.
| Ký hiệu | Ý nghĩa | Hệ quả khi đọc bản tiếng Việt |
|---|---|---|
| IDT (identical) | Giống về nội dung kỹ thuật, cấu trúc; chỉ cho phép thay đổi biên tập tối thiểu | Đọc được thay bản gốc ở phần lớn trường hợp; vẫn kiểm thuật ngữ và phiên bản |
| MOD (modified) | Có sai khác kỹ thuật được nêu rõ và giải thích | Phải đọc danh sách sai khác; một yêu cầu có thể khác bản gốc |
| NEQ (not equivalent) | Không tương đương; có thể chỉ tham khảo một phần | Không dùng làm căn cứ cho việc tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế |
Trong lời nói đầu của TCVN, câu thường gặp có dạng "TCVN này hoàn toàn tương đương với ISO…" hoặc "được xây dựng trên cơ sở…" kèm danh sách thay đổi. Đọc câu đó trước khi đọc bất cứ điều gì khác. Nếu lời nói đầu không nêu mức tương đương, hãy coi như chưa rõ và hỏi lại nguồn phát hành trước khi dùng TCVN đó làm căn cứ cho cam kết với khách hàng.
Nếu khách hàng nước ngoài yêu cầu sản phẩm phù hợp với một tiêu chuẩn ISO hay IEC cụ thể, và TCVN bạn đang dùng ở mức MOD, hãy kiểm từng sai khác xem có chạm vào yêu cầu của khách không.
Động từ quy định: shall, should, may, can
Các tiêu chuẩn ISO và IEC dùng bốn động từ với nghĩa cố định theo quy tắc soạn thảo của hai tổ chức. Bản dịch phải giữ đúng bốn tầng nghĩa này:
| Trong bản gốc | Ý nghĩa trong tiêu chuẩn | Cách dịch thường dùng |
|---|---|---|
| shall | Yêu cầu bắt buộc để công bố phù hợp tiêu chuẩn | "phải" |
| should | Khuyến nghị: cách được ưu tiên nhưng không bắt buộc | "nên" |
| may | Sự cho phép | "được phép", "có thể" (nghĩa cho phép) |
| can | Khả năng hoặc năng lực, không phải yêu cầu | "có thể" (nghĩa khả năng) |
Chỗ dễ lệch nhất là may và can, vì tiếng Việt hay dùng chung "có thể". Bản dịch tốt phân biệt bằng ngữ cảnh hoặc chọn chữ khác nhau. Một lỗi nặng hơn là should bị dịch thành "phải": một khuyến nghị bị biến thành yêu cầu, và đơn vị đánh giá có thể ghi điểm không phù hợp cho một việc vốn không bắt buộc.
Cũng nhớ rằng Note (chú thích) và Example (ví dụ) trong tiêu chuẩn mang tính tham khảo, không chứa yêu cầu. Bản dịch đôi khi gộp chú thích vào thân điều, làm người đọc tưởng đó là yêu cầu.
Những chỗ bản tiếng Việt hay lệch bản gốc
Thuật ngữ và định nghĩa. Mục thuật ngữ và định nghĩa của tiêu chuẩn có giá trị như từ điển riêng cho toàn văn bản. Bản dịch chọn một chữ tiếng Việt cho mỗi thuật ngữ; nếu chữ đó trùng với nghĩa đời thường, người đọc dễ hiểu theo nghĩa đời thường thay vì theo định nghĩa. Luôn mở mục định nghĩa khi gặp một thuật ngữ then chốt.
Tài liệu viện dẫn. Tiêu chuẩn gốc dẫn chiếu các tiêu chuẩn ISO khác; bản TCVN có thể thay bằng TCVN tương ứng, mà TCVN đó lại có mức tương đương riêng. Chuỗi dẫn chiếu có thể làm bạn đi lạc khỏi bản gốc mà không biết.
Phụ lục quy định và phụ lục tham khảo. Phụ lục normative (quy định) chứa yêu cầu; phụ lục informative (tham khảo) chỉ để hướng dẫn. Bản dịch có thể dịch nhãn này không nhất quán. Kiểm nhãn phụ lục ở bản gốc nếu có nghi ngờ.
Sửa đổi chưa được cập nhật. Bản ISO có thể đã có sửa đổi bổ sung hay bản đính chính sau khi TCVN được ban hành. Đọc TCVN mà không biết điều này là đọc một phiên bản cũ.
Đơn vị, ký hiệu, dấu thập phân. Tiêu chuẩn gốc dùng dấu phẩy hoặc dấu chấm thập phân tuỳ quy ước; bản tiếng Việt chuyển theo quy ước tiếng Việt. Khi chép số từ hai nguồn vào cùng một tài liệu, kiểm kỹ dấu thập phân và đơn vị.
Bốn hiểu lầm hay gặp khi dùng TCVN chấp nhận
"Có số hiệu ISO trong tên là giống hệt ISO." Ký hiệu TCVN ISO cho biết nguồn gốc, không cho biết mức tương đương. Mức đó chỉ có ở lời nói đầu. Một TCVN mang số hiệu gần giống ISO vẫn có thể là MOD với vài sai khác kỹ thuật.
"Năm trong số hiệu là năm của ISO." Năm sau dấu hai chấm trong ký hiệu TCVN là năm ban hành TCVN. Phiên bản ISO tương ứng có thể ra trước đó một hoặc vài năm, và có thể đã được thay thế. So năm của hai bên trước khi kết luận bạn đang dùng bản mới nhất.
"Bản dịch của cơ quan nhà nước thì không cần kiểm." TCVN được biên soạn và thẩm định theo quy trình, nhưng dịch thuật ngữ kỹ thuật luôn có chỗ phải chọn. Với các yêu cầu bạn phải tuân thủ hoặc sẽ bị đánh giá, đối chiếu vài câu then chốt với bản gốc là việc rẻ so với hậu quả hiểu lệch.
"Chú thích cũng là yêu cầu." Trong tiêu chuẩn ISO và IEC, chú thích và ví dụ mang tính tham khảo. Khi bản dịch trình bày chú thích lẫn vào thân điều, người đọc dễ biến lời giải thích thành nghĩa vụ, làm hệ thống tài liệu nội bộ nặng nề không cần thiết.
Khi nào nên đọc chính bản ISO hoặc IEC
Bản TCVN tương đương hoàn toàn đủ cho phần lớn nhu cầu học và áp dụng trong nước. Những trường hợp dưới đây nên có bản gốc trong tay:
- Doanh nghiệp được đánh giá chứng nhận bởi chuyên gia đánh giá làm việc bằng tiếng Anh, hoặc theo yêu cầu của khách hàng nước ngoài.
- Hợp đồng xuất khẩu dẫn chiếu tiêu chuẩn quốc tế bằng số hiệu và năm cụ thể của ISO hay IEC.
- TCVN đang dùng ở mức MOD hoặc NEQ, hoặc chưa cập nhật phiên bản ISO mới nhất.
- Có tranh luận về cách hiểu một yêu cầu, nhất là giữa shall và should.
- Tiêu chuẩn kỹ thuật có công thức, bảng giá trị, phương pháp thử, nơi một con số lệch có thể đổi kết quả thử nghiệm.
Khi đọc song song, giữ nguyên cách đánh số điều khoản của bản gốc làm khung. Ghi chép nội bộ nên trích cả số điều và câu gốc tiếng Anh với những yêu cầu then chốt, để người sau tự kiểm được.
Đối chiếu một TCVN với bản gốc từng bước
Không cần đối chiếu toàn văn. Một quy trình gọn cho người làm chất lượng:
- Đọc lời nói đầu của TCVN: tương đương với ISO hay IEC nào, năm nào, mức IDT, MOD hay NEQ.
- Kiểm bản ISO hiện hành: đã có phiên bản mới, sửa đổi bổ sung hay đính chính sau năm đó chưa.
- Đặt mục lục hai bản cạnh nhau, kiểm cấu trúc điều khoản và phụ lục có khớp không.
- Đối chiếu mục thuật ngữ và định nghĩa cho những thuật ngữ bạn dùng nhiều.
- Với những điều bạn phải tuân thủ, đối chiếu từng chữ shall và should ở hai bản.
- Với bảng số liệu và phương pháp thử, so từng con số, đơn vị, dung sai.
- Ghi lại mọi khác biệt vào một bảng nội bộ và thống nhất cách hiểu trong doanh nghiệp.
Nếu thấy bản dịch có lỗi rõ ràng, có thể gửi góp ý tới cơ quan tiêu chuẩn quốc gia qua kênh tiếp nhận ý kiến của cơ quan này. Trong lúc chờ, nội bộ doanh nghiệp nên làm theo bản gốc ở điểm đó và ghi rõ lý do.
Bản quyền tiêu chuẩn: mua đúng nguồn
Tiêu chuẩn ISO và IEC là tài liệu có bản quyền, được bán qua các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia thành viên và qua kênh của chính ISO, IEC. TCVN cũng được phát hành bởi cơ quan tiêu chuẩn quốc gia. Các tệp tiêu chuẩn trôi nổi trên mạng thường là bản cũ, bản nháp chưa ban hành, hoặc bản bị cắt xén, ngoài vấn đề vi phạm bản quyền.
Với doanh nghiệp, việc dùng bản nháp hay bản cũ còn là rủi ro kỹ thuật: bạn có thể xây quy trình theo một yêu cầu đã bị bỏ, hoặc bỏ sót yêu cầu mới. Khi khách hàng hay tổ chức chứng nhận hỏi bạn đang áp dụng phiên bản nào, câu trả lời phải là phiên bản đã mua và lưu trong hệ thống tài liệu.
Nếu chi phí mua nhiều bản gốc là trở ngại, hãy bắt đầu với những tiêu chuẩn mà hợp đồng và khách hàng yêu cầu trực tiếp, dùng TCVN tương đương hoàn toàn cho phần còn lại, và ghi rõ trong hệ thống tài liệu nội bộ phiên bản nào đang được dùng làm căn cứ.
Câu hỏi thường gặp
TCVN ISO 9001 và ISO 9001 có phải là một không?
Nếu TCVN được ghi là hoàn toàn tương đương với đúng phiên bản ISO 9001 đó, nội dung kỹ thuật về nguyên tắc là như nhau, chỉ khác ngôn ngữ. Cần kiểm năm phiên bản và xem ISO đã có sửa đổi bổ sung sau thời điểm TCVN ban hành chưa.
Chứng nhận theo TCVN có được khách hàng nước ngoài chấp nhận không?
Điều này tuỳ yêu cầu của khách hàng và tổ chức chứng nhận. Nhiều chứng chỉ ghi cả tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia tương đương. Nếu khách hàng yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế cụ thể, hãy hỏi tổ chức chứng nhận cách thể hiện trên chứng chỉ.
Should trong tiêu chuẩn có bị đánh giá là không phù hợp không?
Theo quy tắc soạn thảo của ISO và IEC, should là khuyến nghị, không phải yêu cầu để công bố phù hợp. Tuy vậy, chuyên gia đánh giá có thể hỏi lý do bạn không làm theo khuyến nghị. Có lập luận ghi lại sẵn là cách tốt nhất.
Có thể tự dịch một tiêu chuẩn ISO để dùng nội bộ không?
Tiêu chuẩn ISO có bản quyền, và việc dịch, sao chép, phân phát có thể bị giới hạn theo điều kiện cấp phép. Hãy kiểm điều kiện sử dụng của bản đã mua và hỏi tổ chức bán tiêu chuẩn trước khi dịch toàn văn để phổ biến trong doanh nghiệp.
Quy chuẩn kỹ thuật QCVN có giống tiêu chuẩn TCVN không?
Không. Quy chuẩn kỹ thuật là văn bản bắt buộc áp dụng do cơ quan nhà nước ban hành, còn tiêu chuẩn về nguyên tắc là tự nguyện áp dụng, trừ khi được viện dẫn trong quy chuẩn hoặc văn bản pháp luật. Khi một QCVN viện dẫn TCVN, phiên bản được viện dẫn là phiên bản phải dùng.
