Uỷ ban nhân dân được dịch phổ biến là People's Committee, Hội đồng nhân dân là People's Council. Tên đầy đủ ghép theo đơn vị hành chính: "Uỷ ban nhân dân tỉnh X" thành "People's Committee of X Province" (hoặc "X Provincial People's Committee"), "Uỷ ban nhân dân phường Y" thành "People's Committee of Y Ward".
Từ ngày 1/7/2025, chính quyền địa phương chuyển sang mô hình hai cấp: cấp tỉnh và cấp xã (gồm xã, phường, đặc khu), không còn cấp huyện. Vì thế nhiều mẫu dịch cũ có "District People's Committee" chỉ còn đúng cho giấy tờ cấp trước thời điểm đó. Khi dịch giấy tờ cũ, giữ đúng tên cơ quan đã cấp; khi viết văn bản mới, dùng tên theo đơn vị hiện hành.
Bài này đi qua cấu trúc tên, các chức danh trong uỷ ban, cách dịch sở và cơ quan chuyên môn, những lỗi hay gặp, và cách xử lý tên cũ – tên mới trong cùng một văn bản.
Cấu trúc tên: cơ quan + cấp + địa danh
Tên cơ quan chính quyền địa phương tiếng Việt có ba phần: loại cơ quan (Uỷ ban nhân dân, Hội đồng nhân dân), cấp hành chính (tỉnh, thành phố, xã, phường, đặc khu) và địa danh. Tiếng Anh giữ đủ ba phần, chỉ khác trật tự. Có hai kiểu đều gặp nhiều: kiểu giới từ "People's Committee of Thanh Hoa Province", và kiểu tính từ "Thanh Hoa Provincial People's Committee".
Kiểu giới từ an toàn hơn khi địa danh dài hoặc khi cấp hành chính không có tính từ tự nhiên. Với phường, xã, đặc khu, tiếng Anh không có tính từ quen thuộc như "provincial", nên "People's Committee of Ben Thanh Ward" tự nhiên hơn "Ben Thanh Ward People's Committee", dù cách sau vẫn hiểu được.
Với thành phố trực thuộc trung ương, dùng City: "People's Committee of Hai Phong City" hoặc "Hai Phong City People's Committee". Có văn bản viết "Municipal People's Committee", cũng đúng nghĩa. Điều quan trọng là chọn một kiểu và giữ suốt văn bản; đổi qua lại giữa trang 1 và trang 5 khiến người đọc tưởng là hai cơ quan.
Về dấu: tên địa danh trong văn bản tiếng Anh thường viết không dấu ("Ha Noi", "Hanoi", "Hue"), trừ khi nơi nhận yêu cầu giữ dấu. Cách viết tên riêng địa danh, kể cả tên tỉnh sau sáp nhập, là một đề riêng; ở đây chỉ bàn phần tên cơ quan bao quanh địa danh.
Bảng tên cơ quan và đơn vị hành chính thường gặp
Các cách dịch dưới đây là cách dùng phổ biến trên văn bản đối ngoại và bản dịch giấy tờ. Cơ quan nào đã tự công bố tên tiếng Anh trên văn bản hoặc trang thông tin chính thức thì ưu tiên tên đó.
| Tiếng Việt | Cách dịch thường dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Uỷ ban nhân dân (UBND) | People's Committee | Không viết tắt PC trong văn bản trang trọng |
| Hội đồng nhân dân (HĐND) | People's Council | Committee và Council là hai cơ quan khác nhau |
| Thường trực HĐND | Standing Committee of the People's Council | Bộ phận thường trực, không phải một uỷ ban riêng |
| Tỉnh | Province (tính từ: provincial) | |
| Thành phố trực thuộc trung ương | City; centrally run city (khi cần giải thích) | Municipality cũng gặp |
| Xã | Commune | |
| Phường | Ward | |
| Đặc khu | Special zone; special administrative zone | Đơn vị mới, cách dịch chưa thật thống nhất – nên kiểm tên do chính địa phương dùng |
| Sở (thuộc UBND tỉnh) | Department | Department of Finance of X Province |
| Văn phòng UBND | Office of the People's Committee | |
| Huyện, quận, thị xã (giấy tờ trước 1/7/2025) | District; town | Chỉ dùng khi dịch giấy tờ đã cấp trước thời điểm bỏ cấp huyện |
Dòng cuối là chỗ hay gây lúng túng nhất hiện nay. Giấy khai sinh cấp năm 2010 ghi "UBND huyện" thì bản dịch vẫn phải ghi "District People's Committee", vì bản dịch phản ánh giấy tờ, không cập nhật lịch sử. Còn văn bản mới soạn sau 1/7/2025 thì không còn cấp đó để nhắc tới.
Chức danh trong uỷ ban và hội đồng nhân dân
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thường dịch Chairman hoặc Chairperson of the People's Committee. Chairperson trung tính về giới và ngày càng được ưa dùng; Chairman vẫn gặp nhiều trong văn bản đối ngoại cũ. Khi chủ tịch là nữ, viết Chairwoman hoặc Chairperson, đừng để Chairman một cách máy móc nếu văn bản có tên người cụ thể.
Phó Chủ tịch là Vice Chairman/Vice Chairperson. Ở đây chữ Vice được dùng nhiều hơn Deputy, theo thói quen chung của chức danh "chủ tịch" trong tiếng Anh. Uỷ viên uỷ ban là Member of the People's Committee.
Bên hội đồng nhân dân: Chủ tịch HĐND là Chairman/Chairperson of the People's Council, đại biểu HĐND là Deputy of the People's Council hoặc People's Council delegate. Lưu ý chữ "Deputy" ở đây mang nghĩa đại biểu dân cử, khác hẳn "Deputy" là cấp phó. Trong một văn bản có cả hai nghĩa, nên dùng "delegate" cho đại biểu để tránh nhập nhằng.
Giám đốc Sở là Director of the Department of …, phó giám đốc sở là Deputy Director. Chánh Văn phòng UBND thường là Chief of Office. Người ký thay mặt uỷ ban trên giấy tờ thường có dòng "TM. Uỷ ban nhân dân" và "KT. Chủ tịch – Phó Chủ tịch"; bản dịch xử lý hai dòng này là On behalf of the People's Committee và For the Chairman – Vice Chairman.
Lỗi hay gặp khi dịch tên cơ quan địa phương
Các lỗi dưới đây xuất hiện thường xuyên trong bản dịch giấy tờ, thư mời, hồ sơ dự án. Phần lớn sinh ra từ dịch từng chữ hoặc dùng máy dịch không soát lại.
- "Popular Committee", "Committee of People": dịch từng chữ, sai cách gọi đã ổn định. Cụm chuẩn là People's Committee.
- Lẫn Committee với Council: viết "People's Committee" cho HĐND là gán nhầm sang cơ quan hành chính. Hai cơ quan có vai trò khác nhau, nhầm là sai nội dung.
- "Ward" cho xã, "Commune" cho phường: hay xảy ra khi dịch giấy tờ ở nơi vừa chuyển từ xã thành phường hoặc ngược lại sau sắp xếp. Kiểm đúng loại đơn vị in trên giấy.
- Bỏ mất cấp hành chính: "People's Committee of Thanh Xuan" không cho biết đó là phường hay đơn vị nào. Luôn giữ chữ Ward/Commune/Province.
- Dịch tên địa danh: "Phường Bến Thành" thành "Ben Thanh Pier Ward". Địa danh là tên riêng, không dịch nghĩa.
- Đổi tên cơ quan cấp giấy theo hiện tại: bản dịch giấy tờ cũ tự sửa "District" thành tên mới. Bản dịch phải trung thành với giấy gốc; nếu cần, ghi chú của người dịch sẽ giải thích việc đơn vị đã thay đổi.
Ba lỗi đầu là lỗi ngôn ngữ; ba lỗi sau là lỗi về trung thành với giấy tờ, và chính nhóm sau mới hay khiến hồ sơ bị hỏi lại.
Tên cũ, tên mới: xử lý thế nào trong cùng một văn bản
Sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, nhiều hồ sơ chứa cả giấy tờ cấp trước và sau thời điểm thay đổi: giấy khai sinh do UBND một xã cũ cấp, căn cước ghi nơi thường trú theo tên mới, giấy xác nhận do UBND phường mới cấp. Người đọc nước ngoài nhìn ba tên khác nhau có thể nghi ngờ hồ sơ.
Cách xử lý phổ biến là dịch đúng từng giấy theo tên in trên giấy đó, và khi cần thì thêm ghi chú của người dịch (Translator's note) ngắn gọn, ví dụ: "Theo quyết định sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, đơn vị X được nhập vào đơn vị Y." Ghi chú phải dựa trên văn bản có thật, không suy đoán; nếu chưa tra được căn cứ, tốt hơn là để người làm hồ sơ xin xác nhận từ cơ quan hiện hành.
Với văn bản mới soạn như thư giới thiệu dự án, hồ sơ năng lực có địa chỉ, dùng tên đơn vị hiện hành. Có thể thêm tên cũ trong ngoặc một lần đầu nếu người đọc cũ quen tên đó, ví dụ khi gửi cho đối tác đã làm việc với doanh nghiệp nhiều năm.
Nguyên tắc chung: bản dịch không phải nơi "chỉnh lý" hồ sơ. Nó phản ánh chính xác giấy tờ, còn sự thay đổi hành chính được giải thích bằng ghi chú hoặc bằng giấy xác nhận riêng.
Ưu tiên tên do chính cơ quan công bố
Nhiều UBND tỉnh, thành phố và sở có trang thông tin điện tử song ngữ hoặc dùng tên tiếng Anh cố định trên văn bản đối ngoại, thư mời hội nghị đầu tư, biên bản ghi nhớ với đối tác nước ngoài. Khi tên đó tồn tại, dùng đúng tên đó, kể cả khi nó khác đôi chút với cách dịch "lý thuyết". Đối tác đã ký văn bản với tên nào sẽ tra cứu theo tên đó.
Bộ Ngoại giao từng ban hành hướng dẫn dịch tên cơ quan, đơn vị và chức danh sang tiếng Anh cho giao dịch đối ngoại (Thông tư 03/2009/TT-BNG). Văn bản này hữu ích để hiểu logic chung, nhưng ban hành từ trước nhiều đợt sắp xếp bộ máy, nên tên cụ thể trong đó có thể không còn khớp. Hãy dùng nó như tài liệu tham khảo về nguyên tắc và kiểm hiệu lực trước khi viện dẫn.
Khi không tìm được tên chính thức, chọn cách dịch theo nguyên tắc ở trên, giữ nhất quán trong toàn bộ hồ sơ, và nếu văn bản quan trọng thì kèm tên tiếng Việt trong ngoặc ở lần xuất hiện đầu, ví dụ: People's Committee of An Phu Ward (Uỷ ban nhân dân phường An Phú). Người đọc có thể tra ngược khi cần, và không ai phải đoán.
Bộ phận một cửa, trung tâm hành chính công và các phòng chuyên môn
Người làm hồ sơ hay gặp tên các bộ phận tiếp nhận giấy tờ hơn là tên uỷ ban. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (bộ phận một cửa) thường được dịch là One-Stop Shop hoặc Reception and Result Delivery Unit. Trung tâm phục vụ hành chính công thường dịch là Public Administrative Service Centre. Sau khi chuyển sang chính quyền hai cấp, mô hình trung tâm phục vụ hành chính công được tổ chức cả ở cấp xã theo các hướng dẫn mới; tên cụ thể và tên tiếng Anh, nếu có, nên kiểm tại chính địa phương.
Cấp xã hiện có các phòng chuyên môn và văn phòng giúp việc cho HĐND và UBND. Khi dịch, dùng Division hoặc Office cho phòng: "Phòng Kinh tế" thành "Economic Division", "Văn phòng HĐND và UBND" thành "Office of the People's Council and People's Committee". Không dùng Department cho phòng cấp xã, vì Department đã dành cho sở ở cấp tỉnh; dùng chung một chữ sẽ xoá mất thứ bậc.
Trên giấy xác nhận, con dấu thường mang tên uỷ ban, còn người ký là chủ tịch hoặc phó chủ tịch. Bản dịch ghi nội dung con dấu trong ngoặc vuông, ví dụ [Seal: People's Committee of An Phu Ward], và giữ nguyên dòng chức danh người ký. Như vậy người đọc biết văn bản do cơ quan nào ban hành và ai chịu trách nhiệm nội dung.
Câu hỏi thường gặp
UBND viết tắt tiếng Anh là gì?
Trong văn bản trang trọng, không nên viết tắt; hãy viết đầy đủ People's Committee. Một số tài liệu nội bộ hoặc bảng biểu dùng PC hoặc PPC (Provincial People's Committee), nhưng chỉ nên dùng sau khi đã viết đầy đủ kèm chữ viết tắt trong ngoặc ở lần đầu.
Chủ tịch UBND nên dịch Chairman hay President?
Chairman hoặc Chairperson. President trong tiếng Anh gợi người đứng đầu nhà nước hoặc tổ chức, không phù hợp với người đứng đầu cơ quan hành chính địa phương. Văn bản đối ngoại của nhiều địa phương dùng Chairman; Chairperson trung tính về giới.
Giấy tờ cấp năm 2015 ghi UBND huyện thì nay dịch thế nào?
Vẫn dịch theo đúng tên trên giấy: District People's Committee of …. Bản dịch phản ánh giấy tờ gốc. Nếu nơi nhận thắc mắc vì cấp huyện không còn, có thể bổ sung ghi chú người dịch hoặc giấy xác nhận của cơ quan hiện hành.
Thành phố thuộc tỉnh trước đây và thành phố trực thuộc trung ương dịch có khác nhau không?
Cả hai đều có thể dùng City. Khi cần phân biệt, thành phố trực thuộc trung ương có thể ghi thêm centrally run city hoặc municipality ở lần đầu. Với giấy tờ cũ cấp bởi thành phố thuộc tỉnh, giữ nguyên tên như trên giấy.
Có nên giữ dấu tiếng Việt trong tên địa danh khi dịch tên cơ quan?
Tuỳ nơi nhận. Nhiều cơ quan nước ngoài và hệ thống nhập liệu không xử lý tốt chữ có dấu, nên văn bản tiếng Anh thường viết không dấu. Nếu bản dịch dùng cho mục đích đối chiếu tên riêng, có thể ghi tên tiếng Việt có dấu trong ngoặc ở lần đầu.
Hội đồng nhân dân có phải là Parliament địa phương không?
Không nên dịch như vậy. Parliament gợi cơ quan lập pháp quốc gia trong hệ nghị viện. People's Council là cách gọi đã ổn định và đủ rõ. Khi cần giải thích cho người đọc chưa quen, thêm một câu mô tả chức năng thay vì đổi sang khái niệm khác.
