Đọc hợp đồng song ngữ trước khi ký nghĩa là kiểm xem hai bản ngôn ngữ có nói cùng một thoả thuận hay không, chứ không chỉ đọc bản mình quen. Việc đầu tiên là tìm điều khoản ngôn ngữ để biết bản nào thắng khi hai bản khác nhau; việc thứ hai là soi từng chữ ở mười chỗ hay vênh nhất: giá và thuế, thời hạn, mức nghĩa vụ, điều kiện, phạt và bồi thường, chấm dứt, bất khả kháng, luật áp dụng, định nghĩa và phụ lục.
Bài này viết cho bên ký hợp đồng: chủ doanh nghiệp, nhân viên mua hàng, người làm pháp chế kiêm nhiệm, cá nhân ký với đối tác nước ngoài. Nó không thay ý kiến luật sư, nhưng giúp bạn biết chỗ nào phải hỏi và hỏi cái gì. Ví dụ trong bài là câu tự đặt.
Vì sao hai bản của cùng một hợp đồng có thể là hai thoả thuận
Hợp đồng song ngữ hiếm khi được viết song song từ đầu. Thông thường một bên soạn bằng tiếng của mình, thường là tiếng Anh, rồi dịch sang tiếng Việt ở giai đoạn cuối. Trong lúc đàm phán, hai bên sửa qua sửa lại bản tiếng Anh với chế độ theo dõi thay đổi; bản tiếng Việt thường chỉ được cập nhật một lần trước khi ký, đôi khi bởi người không tham gia đàm phán. Mỗi vòng sửa mà không cập nhật bản kia là một cơ hội để hai bản trôi xa nhau.
Nguồn vênh thứ hai là mẫu cũ. Doanh nghiệp dùng lại hợp đồng song ngữ của thương vụ trước, sửa tên, giá, ngày ở bản tiếng Anh nhưng quên một chỗ ở bản tiếng Việt. Nguồn thứ ba là bản thân việc dịch: thuật ngữ pháp lý của hai hệ thống không trùng khít, người dịch chọn một chữ gần nghĩa, và khác biệt nhỏ đó chỉ lộ ra khi có tranh chấp.
Hệ quả là bạn có thể đọc kỹ bản tiếng Việt, đồng ý với mọi điều, rồi phát hiện khi có chuyện rằng bản có giá trị là bản tiếng Anh, và bản đó nói khác. Vì vậy đọc hợp đồng song ngữ luôn bắt đầu bằng câu hỏi: nếu hai bản khác nhau thì bản nào được dùng?
Trước hết: tìm điều khoản ngôn ngữ
Điều khoản ngôn ngữ thường nằm ở phần điều khoản chung cuối hợp đồng, có tên kiểu Language, Governing Language, Counterparts and Language hay "Ngôn ngữ hợp đồng". Nó thường rơi vào một trong ba dạng. Dạng một: một bản có giá trị ưu tiên khi có mâu thuẫn, ví dụ "bản tiếng Anh sẽ được ưu tiên áp dụng". Dạng hai: hai bản có giá trị ngang nhau. Dạng ba: hợp đồng im lặng, không nói gì.
Nếu bản ưu tiên là ngôn ngữ bạn không đọc thạo, mọi thời gian bạn bỏ ra đọc bản kia chỉ có giá trị tham khảo. Khi đó hoặc bạn đối chiếu kỹ bản ưu tiên, hoặc đàm phán đổi điều khoản ngôn ngữ, hoặc nhờ người đọc giúp. Nếu hai bản ngang nhau, mọi chỗ vênh đều là chỗ hai bên có thể tranh cãi bản nào đúng, nên càng phải đối chiếu. Nếu hợp đồng im lặng, cách giải thích sẽ dựa vào ý chí chung của các bên và các bằng chứng khác, và đó là tình huống khó đoán nhất.
Cũng đọc kỹ xem điều khoản ngôn ngữ áp dụng cho cái gì: chỉ thân hợp đồng hay cả phụ lục, thông báo, hoá đơn, biên bản nghiệm thu. Không ít hợp đồng có thân song ngữ nhưng phụ lục kỹ thuật chỉ bằng tiếng Anh, và mọi thông báo sau này cũng chỉ gửi bằng tiếng Anh.
Mười chỗ phải đối chiếu từng chữ
Đây là những chỗ mà một chữ lệch có thể đổi nghĩa vụ hoặc số tiền. Đối chiếu từng chữ, không đọc lướt:
| Chỗ cần soi | Câu hỏi phải trả lời | Vênh hay gặp |
|---|---|---|
| Giá và đồng tiền | Giá đã gồm thuế chưa, đồng tiền nào, tỷ giá ngày nào? | "exclusive of VAT" dịch thành "giá trọn gói" |
| Thời hạn thanh toán, giao hàng | Tính từ mốc nào, ngày làm việc hay ngày lịch? | "within 30 days of invoice" thành "30 ngày sau khi giao hàng" |
| Mức nghĩa vụ | Là bắt buộc, được phép hay chỉ cố gắng? | "shall use reasonable efforts" thành "phải bảo đảm" |
| Điều kiện | Nghĩa vụ phát sinh khi nào, trừ khi nào? | "subject to", "provided that" bị lược |
| Phạt và bồi thường | Phạt bao nhiêu, trần bao nhiêu, có loại trừ thiệt hại gián tiếp không? | Trần bồi thường có ở bản Anh, mất ở bản Việt |
| Chấm dứt | Ai được chấm dứt, báo trước bao lâu, hậu quả gì? | "may terminate" thành "sẽ chấm dứt" |
| Bất khả kháng | Sự kiện nào được tính, thông báo trong bao lâu? | Danh sách liệt kê ngắn hơn ở một bản |
| Luật áp dụng, tranh chấp | Luật nước nào, toà án hay trọng tài, ở đâu? | Tên trung tâm trọng tài dịch sai hoặc thiếu |
| Định nghĩa | Từ viết hoa nghĩa là gì, có trùng nhau không? | "Products" và "Goods" dịch cùng một chữ |
| Phụ lục, tài liệu dẫn chiếu | Phụ lục nào là một phần hợp đồng, bản nào? | Bản Việt dẫn chiếu phụ lục cũ |
Với từng dòng, hãy viết ra câu trả lời ở cả hai bản. Nếu hai câu trả lời khác nhau dù chỉ một chữ, đánh dấu để hỏi.
Riêng phần phạt và bồi thường cần thêm một lớp chú ý: khái niệm phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại trong pháp luật Việt Nam không trùng khít với penalty và liquidated damages trong luật Anh – Mỹ. Đây là chỗ nên hỏi luật sư, không nên tự suy từ bản dịch.
Bẫy của những chữ nhỏ
"and/or". Bản dịch "và/hoặc" giữ được sự mơ hồ của bản gốc, nhưng nhiều bản dịch chọn "và" hoặc chỉ "hoặc", làm hẹp hay mở rộng nghĩa vụ. Nếu thấy cụm này ở chỗ quan trọng, nên đề nghị viết rõ: cả hai, hay ít nhất một trong hai.
"including". Trong văn phong hợp đồng tiếng Anh, "including" thường được hiểu là liệt kê ví dụ, không đóng danh sách, và nhiều hợp đồng còn thêm "without limitation" cho chắc. Dịch thành "gồm" có thể bị hiểu là danh sách đầy đủ. "Bao gồm nhưng không giới hạn" là cách dịch giữ được ý mở.
"from… to…", "until", "by". Ngày đầu và ngày cuối có được tính không? "Until 31 March" và "by 31 March" có thể được hiểu khác nhau về việc ngày 31 có nằm trong hạn hay không. Bản dịch nên nói rõ "đến hết ngày", "trước ngày" hay "chậm nhất vào ngày".
"not less than", "up to", "at least". Ba cụm này đặt sàn hoặc trần. Đảo chiều là chuyện xảy ra thật: "not more than" bị dịch thành "không ít hơn" trong lúc người dịch đọc vội. Lượt soi phủ định ở mục trên sẽ bắt được.
"each", "any", "all". "Each party" là từng bên, "any party" có thể là bất kỳ bên nào, "all parties" là tất cả cùng nhau. Nghĩa vụ "của mỗi bên" và nghĩa vụ "của các bên" khác nhau khi chỉ một bên vi phạm.
"shall" ở thì tương lai. Bản dịch "sẽ" cho "shall" làm nghĩa vụ nghe như dự đoán. Trong hợp đồng, "shall" thường diễn đạt nghĩa vụ, tiếng Việt tương ứng là "phải" hoặc "có nghĩa vụ".
Cách soi khi chỉ thạo một trong hai thứ tiếng
Không thạo ngôn ngữ của bản ưu tiên không có nghĩa là bạn bó tay. Quy trình tối thiểu:
- Đánh số điều, khoản ở cả hai bản và kiểm số lượng khớp nhau, kể cả các điểm a, b, c trong từng khoản.
- Dò mọi con số, ngày, tên riêng, số tài khoản, tên ngân hàng, địa chỉ ở bản ưu tiên và so với bản kia.
- Tra riêng các chữ mấu chốt ở bản ưu tiên: shall, may, must, not, unless, except, subject to, provided that, notwithstanding. Với mỗi chữ, xem bản dịch tương ứng có giữ đúng ý.
- Đọc kỹ ba điều nhạy nhất ở bản ưu tiên với từ điển bên cạnh: phạt và bồi thường, chấm dứt, luật áp dụng và giải quyết tranh chấp.
- Ghi mọi chỗ nghi ngờ thành câu hỏi bằng văn bản gửi đối tác hoặc luật sư, và yêu cầu trả lời bằng văn bản.
Nếu thời gian không đủ cho cả năm bước, ưu tiên bước 2 và 3. Chúng bắt được phần lớn lỗi tốn tiền.
Phát hiện chỗ vênh: sửa thế nào trước khi ký
Sửa cả hai bản cùng lúc. Đừng chấp nhận lời hứa "bản tiếng Việt chỉ để tham khảo, sẽ sửa sau". Hợp đồng đã ký là văn bản cuối; sửa sau phải bằng phụ lục có chữ ký của cả hai bên, và trong thực tế ít khi được làm.
Lập bảng sửa đổi. Liệt kê vị trí, câu hiện tại ở hai bản, câu đề xuất ở hai bản. Gửi bảng này cho đối tác thay vì gửi lại cả tệp hợp đồng; hai bên chỉ cần thống nhất trên bảng.
Chốt phiên bản cuối và ký nháy. Khi đã thống nhất, đặt tên tệp có ngày và số phiên bản, so lần cuối hai bản trước khi in, ký nháy từng trang nếu thực tiễn hai bên cho phép. Ký nháy giúp chặn việc thay trang sau khi ký.
Email xác nhận không thay được hợp đồng. Thư điện tử "hai bên hiểu điều 5 theo nghĩa…" có thể là chứng cứ về ý chí của các bên, nhưng không chắc thắng được câu chữ trong bản hợp đồng có giá trị ưu tiên. Sửa thẳng vào hợp đồng là cách chắc nhất.
Nếu bên kia từ chối sửa bản tiếng Việt và giữ bản tiếng Anh ưu tiên, ít nhất hãy chắc rằng bạn hiểu đúng bản tiếng Anh, vì đó mới là thứ ràng buộc bạn.
Dấu hiệu nên dừng lại hỏi luật sư
Đối chiếu song ngữ giúp bạn thấy chỗ lệch, nhưng có những chỗ lệch mà việc đánh giá hậu quả cần người có chuyên môn pháp lý:
- Hợp đồng chọn luật nước ngoài hoặc trọng tài ở nước ngoài, mà bạn chưa từng làm việc với hệ thống đó.
- Điều khoản phạt, bồi thường, giới hạn trách nhiệm ở hai bản khác nhau về con số hoặc phạm vi.
- Có thuật ngữ pháp lý không có tương đương rõ trong tiếng Việt, như indemnify, consequential loss, representations and warranties, mà bản dịch xử lý bằng một chữ chung chung.
- Hợp đồng liên quan tài sản phải đăng ký, đất đai, chuyển giao công nghệ, quyền sở hữu trí tuệ hoặc lao động nước ngoài, nơi pháp luật Việt Nam có thể có yêu cầu riêng.
- Giá trị hợp đồng lớn so với quy mô doanh nghiệp, hoặc hợp đồng dài hạn khó thoát.
Mang theo bảng đối chiếu bạn đã làm khi gặp luật sư. Nó giúp buổi tư vấn đi thẳng vào các chỗ nghi vấn, thay vì đọc lại hợp đồng từ đầu.
Thuật ngữ trong bài là cách dịch thường dùng, không phải bản dịch chính thức; tính hợp lệ và hệ quả của từng điều khoản phụ thuộc luật áp dụng và quy định hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
Ký hợp đồng chỉ bằng tiếng Anh với đối tác Việt Nam có được không?
Pháp luật dân sự Việt Nam tôn trọng tự do thoả thuận, nên nhiều loại hợp đồng giữa doanh nghiệp có thể lập bằng tiếng nước ngoài. Tuy nhiên khi nộp cho cơ quan nhà nước hay toà án Việt Nam thường phải kèm bản dịch tiếng Việt hợp lệ, và một số loại hợp đồng có thể có yêu cầu riêng. Kiểm quy định hiện hành cho loại hợp đồng của bạn.
Ký nháy từng trang có bắt buộc không?
Không phải mọi hợp đồng đều bắt buộc ký nháy, nhưng đó là thực hành tốt với hợp đồng nhiều trang, nhất là khi in thành hai bản ngôn ngữ riêng. Ký nháy giúp chứng minh trang nào là một phần của bản đã ký và giảm nguy cơ thay trang. Hợp đồng ký điện tử thì dùng cơ chế toàn vẹn của chữ ký số thay cho ký nháy.
Bản dịch hợp đồng do đối tác cung cấp có tin được không?
Có thể tin ở mức tham khảo, nhưng hãy nhớ người dịch làm việc cho bên kia. Không cần nghi ngờ thiện chí, chỉ cần đối chiếu các điều trọng yếu như với mọi bản dịch khác. Nếu hợp đồng lớn, bạn có thể thuê người đối chiếu độc lập; cần người dịch hồ sơ thì Dịch Việt là một lựa chọn để tham khảo.
Hai bản đánh số điều khác nhau thì có sao không?
Có. Nếu điều 12 bản Anh tương ứng điều 13 bản Việt, mọi dẫn chiếu chéo trong hợp đồng như "theo điều 12" sẽ trỏ sai ở một trong hai bản. Yêu cầu thống nhất cách đánh số trước khi ký, và đối chiếu lại toàn bộ các câu dẫn chiếu.
Hợp đồng ghi hai bản có giá trị ngang nhau thì có an toàn hơn không?
Không hẳn. Điều khoản này nghe công bằng nhưng khi hai bản vênh, không có bản nào tự động thắng, các bên phải tranh luận ý chí chung là gì. Nếu chọn cách này, càng phải đối chiếu kỹ để hai bản thật sự khớp nhau trước khi ký.
Có nên yêu cầu phụ lục kỹ thuật cũng phải song ngữ không?
Nên, nếu phụ lục chứa thông số, tiêu chí nghiệm thu hay danh mục hàng mà người trong doanh nghiệp bạn phải dùng hằng ngày. Nếu dịch toàn bộ quá tốn kém, ít nhất dịch phần tiêu chí nghiệm thu, bảo hành và các con số; phần mô tả dài có thể để một ngôn ngữ nếu hai bên đồng ý rõ ràng.
